O que você precisa saber sobre Compliance?
Compliance deixou de ser apenas uma palavra da moda e tornou-se uma necessidade estratégica para empresas de todos os setores e tamanhos. Em um cenário global marcado por escândalos de corrupção e práticas antiéticas, o compliance se destaca como um alicerce essencial para garantir integridade, prevenir riscos e proteger a reputação organizacional.
Neste artigo, você vai entender o que é compliance, por que ele é importante, quais são seus pilares e como implementá-lo de forma eficaz na sua empresa.
O que é Compliance?
Compliance, que vem do verbo em inglês to comply, nada mais é do que estar em conformidade com as leis, padrões éticos, programas de integridade, regulamentos internos e externos.
A definição de compliance é "a ação de cumprir um comando" ou "o estado de cumprimento de regras ou padrões". No mundo corporativo, é definido como o processo de garantir que sua empresa e funcionários sigam todas as leis, regulamentos, normas, boas práticas e ética aplicáveis à sua organização e setor.
O compliance corporativo abrange políticas e controles internos, bem como leis federais e estaduais. A aplicação de compliance ajuda sua empresa a prevenir e detectar violações de regras, o que protege sua organização de multas e ações judiciais.
O processo de compliance deve estar em andamento. Muitas organizações estabelecem um programa para governar de maneira consistente e precisa suas políticas de conformidade ao longo do tempo.
Por que Compliance é importante?
O objetivo é proteger sua reputação no mercado. É simples assim. Mas, o retorno do investimento pode ser significativo, ajudando a evitar desperdícios, fraudes, abusos, discriminação e outras práticas que interrompem as operações e colocam sua empresa em risco.
Seu programa de compliance deve ser integrado a todos os esforços em toda a empresa, desde o gerenciamento de regulamentos externos e políticas internas até o treinamento abrangente dos funcionários. Ao garantir que todos os departamentos e funcionários estejam trabalhando juntos para manter os padrões, você pode reduzir o risco de grandes falhas e violações, além de promover transparência e fortalecer a confiança de clientes e parceiros.
Estar em conformidade mostra que gerentes e equipes estão no controle dos processos e procedimentos, implementados e executados com efetiva conformidade política, comercial, trabalhista, contratual e comportamental.
Os 3 pilares do Compliance
Embora diferentes organizações e setores possam ter variações nos elementos do compliance, é possível sintetizar os pilares em três principais componentes:
Prevenção
Envolve a criação e implementação de políticas e procedimentos que estabeleçam diretrizes claras e comportamentos esperados. Isso inclui a identificação e avaliação de riscos e a implementação de controles internos para minimizar a exposição a esses riscos. A prevenção também engloba a criação de uma cultura de conformidade, promovendo valores éticos e responsabilidade em todos os níveis da organização.
Detecção
Se refere ao monitoramento contínuo do cumprimento das políticas e regulamentações. Isso pode incluir a realização de auditorias internas e externas, a verificação do cumprimento das leis e regulamentações aplicáveis e a implementação de canais de denúncia para que funcionários e outras partes interessadas possam relatar suspeitas de violações.
Resposta e correção
É a adoção de medidas adequadas quando violações ou falhas de conformidade são identificadas. Isso inclui a aplicação de sanções disciplinares, a correção das violações, a implementação de medidas para prevenir futuras ocorrências e, quando necessário, a cooperação com as autoridades reguladoras e a aplicação da lei.
Esses três pilares do compliance, quando combinados, ajudam a garantir que uma organização opere de acordo com as leis, regulamentações e normas aplicáveis, além de manter a integridade e a reputação no mercado.
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Como implementar um programa de Compliance?
- Obtenha Apoio da Liderança
- Realize Avaliações de Risco
- Crie Políticas e Procedimentos
- Ofereça Treinamento Regular
- Monitore
Pouquíssimas empresas podem se dar ao luxo de procrastinar em um programa de conformidade corporativa.
Seu programa deve ser cuidadosamente planejado e implementado, com programas de treinamento coincidentes para garantir que o pessoal seja versado em todas as áreas de conformidade.
Aqui estão algumas etapas para estabelecer ou refinar seu programa de conformidade corporativa:
Obtenha sua liderança a bordo
Seu programa de compliance é feito em conjunto e não será executado sozinho. Uma pessoa deve ter a responsabilidade de gerenciar o programa diariamente.
Dependendo do tamanho da sua organização, você pode ter um oficial de compliance ou vários. Independentemente disso, os responsáveis pelo programa de conformidade devem ter autoridade para aplicar as regras e responsabilizar a equipe em todos os níveis.
Eles também precisam de acesso direto ao órgão de administração da empresa, que pode incluir a gerência sênior ou o conselho de administração. O acesso à alta administração e à autoridade para impor regras é essencial quando surgem possíveis problemas de compliance, permitindo que seus funcionários respondam rapidamente.
Mas, a comunicação segue nos dois sentidos. É importante que o corpo diretivo avalie regularmente a eficácia do programa de conformidade corporativa. O compliance corporativo é promover uma cultura no local de trabalho elaborando um código de conduta que valorize a integridade e a ética.
Isso começa no topo
Para que o programa funcione, seus líderes precisam seguir as regras primeiro. Eles devem incentivar o comportamento ético e falar abertamente sobre a importância do cumprimento.
Os líderes da empresa devem incentivar a contribuição dos funcionários, enfatizando que eles não serão punidos por denunciar comportamentos ilegais ou antiéticos.
O Departamento de Justiça criou uma lista de verificação para avaliar os programas de compliance corporativo e sugere fazer as seguintes perguntas:
- Como os líderes seniores, por meio de suas palavras e ações, incentivaram ou desencorajaram o tipo de má conduta em questão?
- Que ações concretas foram tomadas para demonstrar liderança nos esforços de conformidade e correção da empresa?
- Como a empresa monitora o comportamento de sua liderança sênior? Como a liderança sênior modelou o comportamento adequado dos subordinados?
Realizar avaliações de risco
A conformidade corporativa é sobre o gerenciamento de riscos.
Para criar um programa eficaz, você precisa saber quais áreas de conformidade representam os maiores riscos para sua organização. Depois de identificar essas áreas, você poderá concentrar seus recursos em resolvê-las. O Departamento de Justiça criou uma lista de verificação para avaliar os programas de conformidade na governança corporativa e sugere fazer as seguintes perguntas:
- Como os líderes seniores, por meio de suas palavras e ações, incentivaram ou desencorajaram o tipo de má conduta em questão?
- Que ações concretas foram tomadas para demonstrar liderança nos esforços de conformidade e correção da empresa?
- Como a empresa monitora o comportamento de sua liderança sênior? Como a liderança sênior modelou o comportamento adequado dos subordinados?
Dicas de gerenciamento de Compliance
Além destas, existem outras dicas gerais sobre o gerenciamento de compliance para aplicar no seu negócio:
- Use sistemas de informação que suportem o monitoramento das atividades da empresa e que estejam em conformidade com os processos de conformidade;
- Ter gestão de contratos para serviços e materiais alinhados com os níveis de conformidade estabelecidos pela empresa;
- Fortalecer as rotinas de inspeção e inspeção das atividades, incluindo aquelas que geralmente não possuem certificações;
- Foco na conformidade de processos nos níveis municipal, estadual e federal;
- Ter um sistema de padronização sempre ativo e atualizado na empresa;
- Ter processos de auditoria interna focados nos requisitos para obter conformidade;
- Possuir sistemas de controle com graus adequados de profundidade;
- Ter comunicação estruturada sobre os instrumentos normativos da empresa.
Com essas ações, a empresa reduz custos e despesas, aumenta sua receita operacional e evita perdas. Além disso, com o cumprimento das leis, a transparência dos processos torna-se uma realidade mais consolidada, o que traz maior confiança no mercado.
Quais são as responsabilidades do Compliance?
Direção da empresa
A direção da empresa tem a responsabilidade de estabelecer a importância da conformidade para toda a empresa e de criar uma cultura de conformidade. Eles devem assegurar que os recursos necessários sejam alocados para garantir que a conformidade seja alcançada e mantida.
Equipe de Compliance
A equipe de Compliance tem a responsabilidade de garantir que a empresa esteja em conformidade com todas as regulamentações e leis aplicáveis. Isso inclui a identificação de regulamentos e leis relevantes, a criação de políticas e procedimentos de conformidade, a capacitação dos funcionários e a monitorização constante da conformidade.
Funcionários
Todos os funcionários da empresa têm a responsabilidade de entender e seguir as políticas e procedimentos de conformidade da empresa. Eles devem ser capacitados sobre as regulamentações aplicáveis e as responsabilidades relacionadas à conformidade.
Como medir a eficácia do Compliance?
Avaliar o desempenho do programa de Compliance é fundamental. Utilize métricas como:
- Número de violações detectadas e corrigidas;
- Participação em treinamentos;
- Índice de conformidade em auditorias internas.
O monitoramento constante também é importante, e inclui revisar regularmente políticas e procedimentos de conformidade, bem como monitorar a implementação de políticas e procedimentos.
A revisão periódica inclui revisar regulamentos e leis relevantes, avaliar a eficácia das políticas e procedimentos de conformidade e identificar áreas de melhoria.
As regulamentações financeiras incluem leis e regulamentos que controlam a gestão financeira das empresas, como a contabilidade e a apresentação de relatórios financeiros.
A proteção de dados é uma área crítica de conformidade que abrange a segurança de dados pessoais e a privacidade das informações dos clientes. Isso inclui regulamentos como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) na União Europeia.
Áreas comuns de Compliance
- Conformidade ambiental
A conformidade ambiental abrange as leis e regulamentos que regem as atividades da empresa que afetam o meio ambiente, como a gestão de resíduos e a emissão de gases de efeito estufa.
- Conformidade trabalhista
A conformidade trabalhista abrange as leis e regulamentos que ordenam as relações entre empregadores e empregados, incluindo questões como salários, horas extras, férias e condições de trabalho.
- Conformidade de saúde e segurança
A conformidade de saúde e segurança abrange as leis e regulamentos que controlam as condições de trabalho e a saúde dos funcionários, incluindo questões como ergonomia e segurança no trabalho.
- Conformidade fiscal
A conformidade fiscal abrange as leis e regulamentos que regem as cobranças de impostos, incluindo questões como a apresentação de declarações de impostos e a remuneração de impostos devidos.
- Conformidade ética
A conformidade ética abrange as leis e regulamentos que determinam as condutas ética das empresas e dos funcionários, incluindo questões como a corrupção, a discriminação e a exploração.
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